Organizar está bien, pero… (un poco de contexto)
Querido lector, futuro navegante:
Los seres humanos somos los únicos animales, al menos hasta donde se ha profundizado en este tema, que tenemos capacidad para pensar en el futuro.
Sin embargo, esa capacidad no es instintiva. Requiere un esfuerzo mental importante, para activar el sistema racional a pleno rendimiento. Piensa que tienes que construir en tu imaginación hechos que no se han producido.
Por eso, cuando actuas en modo instintivo, es fácil perder de vista esa visión a largo plazo. El camino de mínima resistencia lleva a mirar, exclusivamente, al día a día.
Ahí es muy importante, como ya hemos comentado, registrar y organizar bien tus tareas. Todos los grandes sistemas de productividad, como GTD, Bullet Journal o ARC proporcionan marcos de trabajo para gestionarlas perfectamente bien.
Sin embargo, miran bastante de reojo, salvo el último de los citados, a la conexión con el largo plazo.
La forma de establecer qué tareas hay que abordar en cada momento puede depender notablemente de las condiciones de contorno. En otros casos, en cambio, como para muchos trabajadores del conocimiento, la tecnología ha permitido que esas condiciones pierdan mucho peso.
Así, llegamos rápidamente al criterio principal de priorización: la conexión de cada tarea con nuestros objetivos. Como dice Chris Bailey, la productividad debería empezar y terminar con intención.
Vivir desconectados
El mundo actual demanda resultados ya. Tanto a nivel empresarial como personal. No estamos acostumbrados a tener paciencia. Las gratificaciones diferidas en el tiempo no son lo habitual en el mundo a golpe de clic.
Por eso, como ya comentamos hace tiempo, a mucha gente no le es fácil tener una visión sobre lo que quieren en su vida. Te puede parecer algo lejano. Puedes tener, al respecto, un lío tremendo en la cabeza.
Y, si tienes esa visión, no es fácil conectarla con tu rutina. Sigue quedando lejos para que te importe, de verdad, de cara a lo que tienes que hacer ahora. Necesitas hacer un esfuerzo consciente para asociarla con el momento presente.
Por último, la conexión se puede malograr, igualmente, si un día te encuentras con que esos objetivos que habías marcado ya no se corresponden con tu realidad.
Es decir, que se han vuelto obsoletos y, por ello, ya no te motivan.
Porque tus objetivos no están grabados en piedra y tu vida, afortunadamente, evoluciona con el tiempo.
Si no consigues, entonces, mantener esa conexión, caerás, muy probablemente, en hacer mucho… para conseguir muy poco.
No hay nada más inútil, decía Peter Drucker, que hacer de manera muy eficiente algo que no había que hacer.
Es decir, la desconexión:
Te hace perder el tiempo y malograr tus esfuerzos. O, casi peor, invertir una cantidad muy superior de recursos en lograr algo.
Te lleva, fácilmente, a romper la motivación por perder, a su vez, el sentido de lo que estás haciendo.
Te desconecta también, a nivel de equipo, de la intención del grupo, rompiendo la coordinación y generando tensiones.
Perder la visión a largo plazo es, sin duda, un problema. Lo bueno es que solo de nosotros depende la solución.
Convertir la reflexión en conexión
Has terminado un maravilloso viaje. Recolocas las fotos en diversas carpetas. Algunas, las compartes con amigos y familiares para recordar lo bien que fue todo y trasladarles los momentos más especiales.
De cuando en cuando, te sientas con las personas que hicieron contigo ese viaje y volvéis a rememorar la experiencia. Incluso surgen nuevas anécdotas de las que no eras consciente, que enriquecen, aún más, tu recuerdo.
Tus objetivos marcan tu futuro ideal, ¿verdad? Son como un destino soñado en el viaje de tu vida profesional.
Por tanto, igual que no quieres olvidar tus mejores viajes y los recuerdas de vez en cuando, revisando todo lo que guardaste de ellos, también debes tomar tiempo, periódicamente, para reflexionar sobre tus objetivos y sobre la forma en que, progresivamente, te estás acercando a ellos.
Es necesario alternar la reflexión y la acción, afirmaba Antonio Gaudí, que se completan y corrigen la una con la otra. También para avanzar se necesitan las dos piernas: la acción y la reflexión.
¿Cuáles son las claves para construir tu sistema de reflexión?
Construye un sistema con el que te sientas a gusto y con el que te puedas comprometer. La reflexión es esencial para mantener la conexión entre tu futuro y tu presente. No puedes fallar en este trabajo.
No se trata solo de que revises someramente lo que hay. Se trata de que veas si sigue motivándote y si todo continúa conectado. Que evites moverte por inercia.
Que hagas una reconsideración de todo tu esquema de objetivos y las tareas con las que quieres lograrlos. Como dice Sergio Pantiga, actualizar (reflexionar según te estoy proponiendo) es mucho más que revisar.
Por ello, debes dedicar tiempo a tus momentos de reflexión. No puede ser un trabajo apresurado, sino pausado, con tu sistema racional perfectamente activado. Por tanto, evita momentos de carga emocional para ponerte a ello.
La verdadera eficiencia no consiste en la velocidad, nos advierte Ryder Carroll, sino en invertir más tiempo en lo que de verdad importa.
Debes evaluar el largo, el medio y el corto plazo. Por ejemplo, tus objetivos a 5 años, a 1 año y a un mes. Piensa que quieres construir una cadena entre el futuro y el presente. Configura los eslabones necesarios para crear esa conexión.
Cuanto más te vayas al largo plazo, las evaluaciones son menos frecuentes pero, a la vez, más largas, más reposadas, tomando más tiempo. Son más estratégicas, con lo que debes considerarlas con cuidado. Por ejemplo, cada año revisa tus objetivos a 5, cada 6 meses los anuales y cada semana los mensuales.
Siempre tendrá que haber, como hemos comentado, una reflexión a muy corto plazo, diaria, que te lleve a confirmar tu one thing y a dar prioridad a tus tareas. Esta reflexión es rápida, al ser muy frecuente. Pero rápida no quiere decir atropellada, ojo. Quiere decir que supone poco tiempo.
Siempre, siempre, deja las cosas por escrito. Recuerda que, al escribir, activas más tu sistema racional, que tiene que ser tu amigo en todo este proceso.
Revisa tus notas, tus listas de tareas, de objetivos, etc., todo lo que tenga que ver con el trabajo que estás realizando para llegar a tus metas. Tienes que tener una visión completa de todo ello. Crea nuevas notas para reflejar las nuevas situaciones que se puedan haber presentado.
Una vez hayas establecido tus periodicidades y los momentos en que vayas a hacer tus reflexiones, es conveniente que tengas claro lo que vayas a tratar en cada momento de reflexión. Aquí tienes unas cuantas ideas:
En la reflexión a largo plazo, visualiza tus objetivos más lejanos. Valora si te siguen motivando, si siguen encajando con tu propósito. Considera si tienes que virar o continuar el mismo rumbo.
En la reflexión a medio plazo, ten en cuenta de qué forma estás avanzando. Intenta obtener aprendizajes de lo ocurrido. Sobre todo, de lo que no haya ido como esperabas.
Descarta aquello que hayas comprendido que no contribuye al ser que quieres alcanzar.
Considera qué necesitas para avanzar mejor: revisa el plan de compromiso con tu vida del que hablábamos.
Valora si estás construyendo un camino estimulante y satisfactorio o si solo piensas en que la felicidad vendrá al alcanzar tu objetivo final.
En cada revisión tendrás que ver dónde quieres llegar en el próximo periodo. Recuerda, tienes que ser ambicioso: no se trata de ponerte metas locas pero sí de que te pinchen y te exijan. Nunca, nunca te pongas metas que estés totalmente convencido de poder conseguir. Desafíate.
Aprovecha los aprendizajes del periodo anterior para saber qué puedes llegar a conseguir.
En la reflexión a corto plazo, analiza, sobre todo, cuáles son los pasos más críticos, los que te permitan avanzar con más fuerza hacia los objetivos. Busca las palancas en todos los ámbitos de tu plan de compromiso. Anótalas como las próximas one thing.
Sergio Pantiga recomienda también revisar lo ocurrido las dos semanas anteriores y planificar las dos siguientes. Esta revisión te debe permitir tener, seguro, perfectamente claro lo esencial en tu próxima semana. Pero en el contexto de lo que esperas que ocurra en un periodo de un mes.
Recuerda que tienes esa revisión diaria, rápida, con la que ir reenfocando lo que ocurra en el mes. De ella hablaremos con más extensión en otro post. Por eso, en tu revisión de corto plazo no te preocupes del día a día.
Importante: no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. No demores las acciones clave. Tómalas cuanto antes. Ten la necesidad de ponerlas en marcha para ver los avances.
Si estás pensando en que no tienes tiempo para hacer todo esto, te cuento lo que me suele llevar a mí para que veas que no es para tanto:
La revisión anual me suele llevar una tarde completa. Aprovecho las vacaciones de Navidad para hacerla.
La revisión semestral me la quito en dos-tres horas, dependiendo de en cuántos nuevos proyectos me haya liado.
La revisión semanal me suele llevar una horita. Cae los viernes por la tarde o los sábados por la mañana.
La revisión diaria la hago en 5-10 minutos antes de ponerme a trabajar y después de escribir mi diario.
Te darás cuenta de que cada revisión te va a llevar más o menos tiempo en función de lo cuidadosa que sea la revisión del periodo inmediatamente superior.
Intenta darle cariño por igual a todas las revisiones. Que no haya eslabones débiles en tu cadena.
Haz que tu vida sea una reflexión continua.
Y cuéntame qué observas.
