Haciéndolo por algo

El club de los ajetreados (un poco de contexto)

Querido lector, futuro navegante:

Creo que ha llegado el momento de presentaros mi particular visión sobre la productividad. O, mejor dicho, sobre la efectividad, utilizando la distinción que nos propone Laura Sastre, para tener en cuenta un componente muy relevante a lo que vamos a escribir: la oportunidad de lo que hacemos.

Como nos dice David Allen, el gran secreto de pensar y actuar productiva y creativamente de forma eficiente consiste en centrarse en las cosas adecuadas en el momento oportuno.

La efectividad ha sido algo que siempre me ha interesado, como ingeniero y como consultor de mejora de procesos. La efectividad ha sido uno de los resultados esperados de mi trabajo durante los últimos 20 años.

Quizá os sorprenda que este primer post sobre efectividad aparezca dentro del ámbito de los hábitos. Sin embargo, como ya hemos comentado en un post anterior, la efectividad se debe convertir en un hábito o conjunto más de hábitos, de los positivos, de los que debemos incorporar.

La efectividad no es algo que debamos hacer además del resto de nuestras tareas. De hecho, he visto a multitud de personas que fallan en ser efectivas precisamente porque lo asumen como otra tarea más. Por el contrario, la efectividad debe convertirse en una competencia más, que adquirimos a través de la repetición.

Debe transformarse en algo que esté tan integrado en nuestra forma de actuar que lo consideremos con la misma naturalidad con la que, por ejemplo, buscamos un tipo de letra que nos guste para un texto o abramos una hoja de Excel para realizar cálculos sobre tablas de datos.

Si no lo convertimos en una rutina, la efectividad siempre hará aguas, porque tenderemos a volver a nuestros hábitos poco efectivos. La efectividad es algo de todos los días, porque todos los días queremos hacer las cosas correctas, en el momento oportuno, de la forma adecuada y con el menor consumo posible de recursos.

De esta manera, cuando quieras incorporar todos los métodos que comentemos en éste y en otros posts, recuerda utilizar las técnicas que vayamos comentando para incorporar hábitos en nuestro día a día. Piensa que la efectividad es uno de esos hábitos clave de los que ya hablamos.

Sobre su importancia no nos debe caber ninguna duda. Estamos en el mundo de las personas ocupadas. No nos da la vida. Todos estamos o decimos estar hasta arriba. Nadie se atreve a decir que vaya sobrado de tiempo, porque eso no se interpretaría como una virtud, sino como que tiene poco trabajo o, peor aún, como que es un vago.

Por eso, ser efectivo (o productivo) es una meta en busca de la cual se han escrito decenas de libros, miles de artículos en la web y se han hecho cientos de conferencias en todo el mundo. Necesitamos poder hacer más, más y más, sin que exista límite a ese más. Tus jefes siempre van a dar por supuesto que eres productivo (efectivo).

Ahora bien, ¿son conscientes esos jefes o tú mismo, si eres empresario, de a qué dedica la gente ese tiempo que emplean tan productivamente?

Recuerdo que tuve un jefe que me decía que le gustaba abrir la puerta de su despacho para ver a sus empleados trabajando. Cuando abrió la puerta para mostrármelo, vi que todos sus empleados tenían estratégicamente giradas las pantallas de sus ordenadores de forma que no se vieran desde esa puerta. ¿Coincidencia?

Pero, no nos engañemos, esa situación es igual o más grave cuando nos fijamos en nosotros mismos. ¿Realmente sabemos a qué estamos dedicando la mayor parte de nuestro tiempo? Y, si lo supiéramos, ¿estaríamos satisfechos con ello?

Tenemos tantas cosas que hacer… tenemos tantas vías por las que entra nuevo trabajo. El correo electrónico, sin duda, ha supuesto una revolución en cuanto a los tiempos de respuesta respecto del correo postal pero, a la vez, ha revuelto completamente la lógica de lo que se puede tardar en responder.

Porque, una vez más, parece que debemos responder de forma inmediata a todo lo que nos llega. Hay personas que se sienten ofendidas si no reciben, en cuestión de minutos, respuesta a sus mensajes.

Por no hablar de las aplicaciones de mensajería instantánea. Para los jóvenes de ahora, no hay nada más ofensivo que te dejen en leído en Whatsapp, es decir, que no te respondan con prontitud tras leer tu mensaje.

Esa marea de trabajo, por tanto, nos inunda y, encima, nos exige respuesta rápida. Por tanto, lo que parecería que debería ser un aliado en nuestra capacidad para sacar adelante trabajo, al final, nos acaba descontrolando. Y ahí viene la clave: el control sobre lo que hacemos.

Arrastrados por la marea

Creo, futuro navegante, que a ti también te pasará que, cuando aparece ese maldito pop-up del Outlook que te indica la llegada de un nuevo correo parece que un calambre te recorre de punta a cabo.

¿Y qué dices del dichoso sobrecito sobre el icono? ¿O del numerito que te indica que tienes en Teams no sé cuantísimos mensajes por leer?

Y eso si no mantenemos las alertas sonoras. Hace unas semanas, estando en videoconferencia con un cliente y buen amigo, no pude menos de compadecerle porque el tirurí era constante.

Lo mismo nos puede pasar con el teléfono móvil, que parece que nos ha dado una gran libertad de movimientos pero, a la vez, nos ata a una conexión 7×24.

Un amigo me contó una vez que la bola de hierro, rugosa y basta, que se colgaba del pie a algunos esclavos rebeldes, en las plantaciones de algodón de los estados del sur, recibía un nombre que, actualmente, nos hará sonreír a más de uno: blackberry.

Todos esos avisos parecen querernos decir corre, responde, atiéndelo. No lo dejes ni un minuto. Tener el correo en la bandeja de entrada o el mensaje en negrita, pendiente, al menos, de procesar, parece que nos quema. Y, si no lo atendemos, podemos encontrarnos, en el mejor de los casos, con decenas de correos pendientes, lo cual es aún peor.

¿Qué ocurre? Que tanta entrada, tanta llamada de atención nos lleva a trabajar de forma totalmente reactiva. Bailamos al son que otros tocan. Cada correo que respondemos, cada mensaje que atendemos es un compromiso con los demás de hacer las cosas que ellos quieren que hagamos en el momento en que les venga bien.

Y, además, la inmediatez de las comunicaciones hace que todo se haga urgente. Entonces, si tomamos la supuesta urgencia como criterio para priorizar, tenemos que atender casi todo a la vez, con lo que llegamos al punto en que, realmente, no sabemos qué estamos haciendo ni por qué.

Por otro lado, si nos damos cuenta, muchas de las cosas que estamos respondiendo, realmente, no aportan nada ni a nosotros ni a la organización. Tenemos la sensación de que hacemos mucho pero, a la vez, es muy frecuente sentir, al final del día, que no has hecho nada.

Como dice Adam Grant, cuando sientes que no eres productivo no es necesariamente porque seas vago o porque tengas malos hábitos, sino porque no estás trabajando en los proyectos correctos.

Hacemos, corremos, acumulamos horas de trabajo. Pero, de verdad, ¿en qué hemos contribuido a conseguir nuestros objetivos o los de nuestra organización?

¿Tenemos siquiera una ligera idea de ello?

O, lo que es peor, ¿hemos tenido tiempo de pararnos a pensar en ello en medio de tanta vorágine de trabajo, trabajo y más trabajo desenfrenado y, sobre todo, descontrolado?

¿Qué tengo que hacer ahora mismo?

Hazte la siguiente pregunta: cada vez que abordas una tarea ¿tienes claro para qué la estás haciendo? ¿Conoces el resultado de que esperas de ella? Y, sobre todo, ¿sabes de qué forma contribuye al objetivo de tu organización o a los tuyos propios (lo cual es aún más importante)?

Si te has respondido sinceramente, seguro que la respuesta es no en un porcentaje, digamos, significativo de las veces. Quizá no en el 100% de las situaciones, pero sí en ¿un 30%, por ejemplo?

¿Te das cuenta de lo que eso puede significar en términos de tiempo desperdiciado por hacer tareas, cuando menos, poco productivas? Si trabajas 1800 horas al año, eso supone ¡bastante más de 500 horas al año poco o nada aprovechadas!

Y si tu porcentaje no es tan favorable como un 30%, puedes echar unos números rápidos de los que significa.

Creo que convendrás conmigo en que no se trata de un problema baladí. Para mí, que como me meto en mil tinglados necesito exprimir el tiempo que dedico al máximo, es algo a lo que he dedicado muchas horas en los últimos años.

Pero creo, sinceramente, que cada hora invertida en reflexionarlo la habré multiplicado por 20 en términos de horas aprovechadas.

En este primer post, enlazando con lo comentado en un otro anterior, vamos a buscar cómo saber, al menos, qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

¿Y qué necesitamos para ello? De momento, tres cosas:

  • Pararnos a pensar antes de empezar con cada tarea y decidir cuál es la siguiente. De nuevo, esa pausa de la que ya hemos hablado.

  • Tener herramientas para saber cómo elegir esa siguiente acción. Es decir, tener criterios para priorizar.

  • Elemento de listFinalmente, aprender a saber qué es lo que no debemos hacer. Como decía Aristóteles, lo que está en nuestra capacidad de hacer, está en nuestra capacidad de no hacer. Y, como ya hemos reiterado, es tan importante lo uno como lo otro.

Priorizar con calma

Seguro que te habrá pasado mil veces que, al ponerte a trabajar, llega un momento en que vas tan acelerado que casi no sabes qué estás haciendo. Estás redactando un correo cuando te entra un mensaje al Teams o una llamada que, por supuesto, tienes que atender inmediatamente porque alguien está esperando.

Quizá ese correo se queda a medias de escribir y sale de tu atención porque ha llegado otro correo de un cliente y, por supuesto, lo revisas y respondes en el momento.

Así, varias llamadas, mensajes de chat y correos después te das cuenta de que tu jornada laboral se está agotando y tienes la sensación de no haber vendido ni una escoba.

Y, cuando llegas a casa o te intentas relajar, te das cuenta de que ese correo que empezaste a redactar, que sí que era importante, se te ha quedado en la carpeta de borradores, a medio hacer.

Y te entra una desesperación que puede llevarte a ponerte a trabajar para terminarlo o, si no lo haces por evitar el enésimo disgusto con tu pareja, a no pegar ojo en toda la noche.

Posiblemente, en diferentes grados, te suene mucho esta situación, en la que todo lo que entra es urgente y hay que atenderlo ya, ya, ya. Es una mentalidad típica, por la que la urgencia es la prioridad suprema. Pero date cuenta de que son cosas incompatibles: no todo puede ser prioritario por definición.

La RAE nos dice que prioridad es la anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden. Si todo es urgente, lo urgente no puede ser prioritario, en efecto, porque entonces no se cumpliría esa anterioridad.

Por tanto, si queremos ser efectivos, no podemos considerar como prioritario todo lo que nos llega a nuestras distintas bandejas de entrada, sino poder clasificar, de todo lo que tenemos entre manos, qué es realmente importante y qué, simplemente, parece urgente.

Para ello, piensa lo siguiente: cuando te pones a hacer una tarea, debes de haber adquirido un compromiso para llevarla a cabo. Con un cliente, tu jefe, un compañero o, mejor aún, contigo mismo.

Si te pones a hacer algo y no existe ese compromiso, estás actuando por inercia. Es decir, no has considerado por qué estás haciendo lo que estás haciendo en este momento. De aquí sacamos dos claves:

  • No reacciones a la entrada de mensajes. Mira tus bandejas cuando tú decidas, no cuando decidan los demás. Sus tiempos no tienen nada que ver con tus tiempos.

  • Siempre que vayas a ponerte a trabajar, piensa qué debes hacer en ese momento. Oblígate a revisar tus listas de tareas (de las que ya hablaremos) e identifica qué es lo más importante que debes hacer.

En otro post hablamos de nuestra one thing y comentamos que nos debíamos asegurar de que esa one thing tenía que quedar hecha sí o sí en la semana que tocará. ¿Por qué? Porque era la conexión con nuestros objetivos a largo plazo. Porque, por ello, esa tarea sí que es realmente importante.

Así, cualquier parada debe servirte como trigger para revisar tus tareas y decidir qué es realmente importante. Y cualquier parada puede ser:

  • Una distracción, que son inevitables.

  • Al terminar una tarea y disponerte a comenzar la siguiente.

  • Al comenzar un turno de trabajo.

  • Al terminar una reunión y retomar el trabajo normal.

Y cualquier otra cosa que te haya alejado de una acción concreta y que te lleve a volver a empezar.

Quizá pienses en que, así, es posible que pierdas mucho tiempo. Parece que lo que te estoy proponiendo es contraintuitivo. ¿Cómo es posible que parándome cada vez que cambie de tarea vaya a ser más efectivo?

Ten presente que la rapidez puede ser la antítesis de la efectividad. En cambio, es el proceso y la secuencia, en el orden correcto, el que contribuye a la efectividad.

Date cuenta de que dedicar tiempo a decidir bien la siguiente acción es fundamental, porque determina la importancia de esa acción, por una parte, y evita que tomes respuestas automáticas y, por tanto, probablemente erróneas, al estar marcadas por la inercia y por la mentalidad de lo urgente.

De acuerdo: me he parado. De acuerdo: he buscado mi one thing y ya me he ocupado de terminarla. Pero, y ahora, ¿qué hago? Porque me dijiste que la one thing era una o dos cosas. ¿Me estás diciendo, acaso, que haga una o dos cosas al día?

Pues no, querido lector, futuro navegante, obviamente no te estoy diciendo que solo puedes hacer una o dos cosas al día. Cuando termines tu one thing, tienes que decidir qué tienes que hacer a continuación.

Para ello, creo que es muy útil emplear el modelo de priorización de los cuatro criterios de David Allen. Este modelo toma en consideración:

  • El contexto en que te encuentres. El contexto es un concepto que tiene cierta complejidad. En este punto de nuestro viaje, quédate con que se trata de cualquier limitación que puedas tener en tu espacio de trabajo y que te permita hacer algunas cosas o te impida hacer otras. P.e. si no tienes un teléfono es complicado hacer llamadas.

  • El tiempo disponible. Este criterio es muy importante, aunque pueda parecer de Perogrullo, porque te va a facilitar rellenar esos huecos que muchas veces tenemos entre reuniones o cuando esperamos la visita de algún cliente.

  • La energía disponible. Este criterio me parece válido, sobre todo, para tareas creativas o para aquellas que requieran periodos prolongados de concentración. Pero ojo, no veas en ella una excusa para procrastinar a discreción.

  • La prioridad. Este criterio lo habríamos desplegado, fundamentalmente, al tener en cuenta tu one thing. Pero la prioridad también la encontrarás en los compromisos que hayas adquirido con los demás, dado que tu one thing se centra en ti mismo.

Y esto de los compromisos nos lleva a otro punto importante a la hora de poder identificar cuál es el trabajo adecuado a realizar en cada momento.

Ten muy claro lo siguiente: si alguien te encarga una tarea y la aceptas, estás adquiriendo un compromiso con la otra persona. Por tanto, saber decir que no es un elemento de filtrado tan importante como todos los criterios anteriores a la hora de elegir qué debes hacer.

Como nos dice Dandapani, hacemos demasiado. Nadie nos fuerza a hacer todo lo que hacemos. Elegimos hacerlo. Tomamos esas decisiones de comprometernos con tantas cosas y personas porque no tenemos claridad en nuestras prioridades.

Aunque parezca lo contrario, decir que no es reforzar tu compromiso con tus objetivos pero, a la vez, es un compromiso con los demás de hacer solo aquello en que realmente puedas ayudarles en el momento presente.

No nos engañemos: quien dice que sí a todo lo que le solicitan acaba fallando a los demás o a sí mismo o, lo que es peor, a ambas partes. Decir que no es dejar claro a los otros que solo harás aquello en que aportes valor y aquello que tenga sentido para tus valores y tus objetivos.

Pero, para que entiendan ese compromiso, cuando digas que no debes:

  • Explicar por qué estás diciendo que no.

  • Ofrecer siempre alternativas.

De esta forma, cambias completamente el panorama para la persona cuya tarea no hayas aceptado y para ti mismo.

Así pues, cuando vayas a ponerte con una tarea, créate el hábito de:

  • Primero, revisar lo primero, antes de ponerte manos a la obra, todas las cosas que tienes que hacer y, en concreto, tu one thing del día.

  • Segundo, entender, según tu contexto, tu tiempo disponible y tu energía del momento, que es posible hacer y qué no.

  • Tercero, si puedes, hacer tu one thing.

  • Cuarto, si no, seleccionar los compromisos más apremiantes con los demás.

  • Si todo lo demás está listo, revisa tus bandejas de entrada por si decides asumir algún nuevo compromiso y, por tanto, aceptas una nueva tarea. De la revisión de las bandejas de entrada y su periodicidad seguiremos hablando más adelante, por la importancia que tiene esta actividad.

  • Si tienes que descartar alguna otra, explica por qué y ofrece una vía diferente de tener el trabajo hecho a tu interlocutor.

Todo esto es un hábito a incorporar. Y lo vamos a considerar uno de nuestros hábitos clave a la hora de trabajarlo. Hablaremos de ello, no te preocupes.

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