La que tenemos encima (un poco de contexto)
Querido lector, futuro navegante:
Hace ya varias semanas que pensé en escribir sobre el tema de las distracciones en el siguiente post relacionado con los hábitos, siguiendo con la idea, que abordamos en nuestra vuelta al mundo anterior, de que la productividad nace de una adecuada combinación de nuestros hábitos.
Pero parece, una vez más, que hay veces que Dios quiere que las cosas sean de una determinada manera y nos deja claro el camino. Y, en esta ocasión, varias cosas que me han ocurrido con mi equipo en mi última aventura empresarial han reforzado la idea de la idoneidad de escribir sobre esto. Así que, vamos a ello.
Evidentemente, la concentración es uno de los componentes más importantes de la productividad. Cualquier tarea y, en especial, las más complejas y, por tanto, las de mayor valor añadido, precisan de una buena dosis de concentración para su ejecución.
Pero la concentración no es algo natural al ser humano. Todo lo contrario: nuestro cerebro está diseñado para distraerse. ¿Por qué? Porque los peligros se pueden detectar solo si la mente está atenta a cualquier pequeño cambio a nuestro alrededor que signifique la presencia, p.e., de un depredador o de un rama de árbol a punto de caernos encima.
Así pues, de forma natural nuestro cerebro trasladará su atención cualquier cosa que cambie a nuestro alrededor, abandonando de forma fulgurante aquella tarea segura en la que estemos trabajando.
Por tanto, la concentración siempre ha sido un quebradero de cabeza para el ser humano. Máxime teniendo en cuenta que no solo existen distracciones externas, sino también distracciones que proceden de nuestra propia mente, de nuestras propias inquietudes y preocupaciones que, igualmente, nuestro cerebro percibe como posibles peligros.
Sin embargo, nos encontramos en un momento de la historia en el que hemos hecho de las distracciones una marea imparable, con la llegada de nuestra querida tecnología, por varios motivos:
Por tanto, estamos ante una situación en que la concentración se ve más comprometida que nunca por la cantidad inimaginable distractores externos que nos rodean y que generan, además, distractores internos al pretender atender a todo lo que nos inunda con una mentalidad de la rapidez que jamás existió hasta ahora.
¿Amigos o enemigos?
Llevo más de 15 años muy vinculado a la tecnología. Me apasiona y es un mundo que cada día me atrae y me atrapa más.
Pero si una cosa me he dado cuenta en esos años es que, en el mundo actual, muchas veces tomamos la tecnología como un fin, no como un medio o una herramienta. Yo el primero.
Y eso ha hecho que, en muchas ocasiones, la tecnología sea el peor enemigo de la concentración. Todos los avisos, los bips en el móvil, los sonidos de altera en el PC, los pop-ups, las notificaciones en la pantalla de bloqueo del móvil, al final, son los más poderosos distractores que podemos imaginar.
Sobre todo, porque son testigos de esa inmediatez que se ha convertido en un valor fundamental en nuestro trabajo de hoy. Son recordatorio de que no podemos dejar nada atrás, de que es vital para nosotros estar al día de todo.
Tan vital que nuestro cerebro interpreta no revisar cada aviso como un peligro.
Así, ante cada aviso, nos es difícil evitar dejar lo que estamos haciendo y lanzarnos a revisar ese último mensajero de lo novedoso. Y como nos recuerdan Knapp y Zeratsy en su libro Make Time, estudios de la Universidad de California en Irvine demuestran que las personas tardamos más de ¡23 minutos! en volver a una tarea tras una interrupción.
A las personas, dice Ryder Carroll en su libro Bullet Journal, les cuesta apartar su atención de una tarea inacabada y, en consecuencia, el rendimiento en la tarea siguiente se ve afectado. De ahí las demoras.
Echa una cuenta rápida de cuantos mensajes te llegan al día, entre correo electrónico, Teams (o equivalente), WhatsApp (o equivalente), Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn, etc. y multiplica, aunque no te quieras creer esa cifra de 23 minutos.
Ten por seguro que has infravalorado la cantidad de mensajes. Aunque hay muchos estudios por el mundo y muchas cifras, en media se habla de entre varios cientos y miles. Quizá te parezca una exageración, pero decídete un día a contarlo y te llevarás una sorpresa.
Si multiplicas esos cientos por el tiempo que tú mismo observes que tardas en recuperar, aunque solo sean segundos, ¿te das cuenta de cuánto tiempo puedes estar perdiendo al día por las interrupciones?
Pero incluso cuando vuelvas a lo que estabas haciendo, probablemente tu mente siga dándole vueltas a la información que te ha llegado. A esa novedad, a ese mensaje, a esa petición que te han lanzado. Porque las redes sociales están pensadas, precisamente, para captar y retener nuestra atención.
Más distractores.
Pero el problema va más allá: como dice Johann Hari, cuando la atención y la concentración se rompen – y creo que hay evidencias claras de que se están rompiendo – tu capacidad para alcanzar tus objetivos se rompe y su habilidad para resolver tus problemas se reduce significativamente.
Lo peor, si nos damos cuenta, es que esto no es solo mí problema. Es un problema de nuestros equipos, de nuestros departamentos, de nuestras empresas. Porque con cada mensaje que enviamos a un compañero le están generando un distractor, sin quererlo. Y, en aras a esa rapidez, todos queremos una respuesta inmediata a cualquier duda.
Es decir, que, al final, nos convertimos en enemigos de la productividad de nuestros propios equipos, sin pensarlo ni pretenderlo, por supuesto.
Quietos en el mismo sitio
Para corregir esta situación es necesario, en primer lugar, hacernos conscientes del error del enfoque de la inmediatez, en tanto que nos separa, como un muro infranqueable, de la concentración que tanto necesitamos para ser efectivos.
Tenemos que comprender que, en el mundo actual, hay pocas, poquísimas cosas que requieran actuar de forma inmediata. No estamos en la sabana ante el ataque de un león, como nuestros ancestros. Nada amenaza, en este mismo momento, nuestra vida, al menos en nuestro mundo occidental.
Por ello, poner ante nuestros ojos los distractores no puede, de ninguna manera, ser lo correcto que debemos hacemos. Así pues, necesitamos identificarlos y empezar a poner distancia con ellos.
Para ello, necesitamos ser capaces de distinguir las situaciones en que la tecnología es una compañera simpática de viaje de aquellas en que, por el contrario, de manera clara molesta.
Pero no solo de la tecnología nos vienen los problemas. La interacción con los compañeros es otra fuente de distracción tanto para ellos como para nosotros, dependiendo de quién distraiga.
Tenemos, por tanto, que alcanzar acuerdos, muchos de ellos de tipo cultural, con los compañeros en virtud de los cuales podamos crear espacios de concentración que todas las partes respeten. Es más, debemos aprovechar esa interacción para proteger y mejorar nuestro propio alejamiento de las distracciones.
Apágalo si no te ayuda
Creo que a nadie se le escapa que necesitamos tiempos libres de distracciones para poder avanzar. Creo que pocos, en cuanto lo razonen más de 10 segundos seguidos, seguirán con la idea de que el mundo se va a acabar si no respondo de inmediato a mi compañero o ese correo que me ha enviado un cliente.
Por tanto, parece que los motivos para cambiar los tenemos claros. Otra cosa es, en cambio, alcanzar ese cambio. Modificar ese hábito tan arraigado que tenemos de pensar que rapidez y productividad están ligados. Que multitasking y efectividad son compatibles.
Aquí el trabajo lo tenemos que hacer en dos ámbitos:
Vamos a empezar barriendo nuestra propia casa. Lo primero, vamos a intentar identificar todos los distractores internos:
Si seguimos buceando en nosotros mismos, otro tema que debemos tener en cuenta son nuestros distractores externos, sobre todo aquellos de los que seamos responsables. De nuevo, es importante identificarlos para trabajar sobre ellos:
Como puedes suponer, se trata de reservarte ratos de concentración en los que no haya distracciones. Es muy útil la técnica del pomodoro, con la que, simplemente, te reservas un pequeño plazo de tiempo, de unos 25 minutos, en el que estás lo más concentrado posible.
¿De verdad crees que un correo de un cliente o una petición de un compañero no pueden esperar 25 minutos?
Cuando terminas esos 25 minutos, es momento de un pequeño break para recargar energías y despejarse. Para mirar por la ventana y regodearte con el sonido del viento en las hojas de los árboles (nada más relajante).
Ahí, si lo necesitas, revisa tu correo y todos tus mensajes. Si puedes, alarga los tiempos de revisión.
Ojo, no caigas en el error de ponerte a contestar todo como un loco. Recuerda cómo dijimos que debíamos establecer nuestras prioridades. Presta atención a tus prioridades principales, nos recomienda Ryder Carroll. Utilízalas como una barrera para evitar que se filtren otras distracciones.
Ten cuidado también con otra trampa: imagina que estás trabajando en un documento. Necesitas cierta información que estaba contenida en un correo que te enviaron. Vas a buscarlo a tu cliente de correo y ¡zas! Allí están otros no-sé-cuántos correos esperándote sin leer. Y no puedes remediarlo y te pones a leerlos. Y, así, adiós a tu pomodoro.
Como nos previene David Allen, no hay interrupciones; solo hay entradas mal gestionadas. Nadie te apunta con una pistola para que leas inmediatamente un correo o una entrada de Teams, ¿verdad?
Normalmente, cuando pensamos en interrupciones nos solemos acordar del trabajo en equipo, lo que nos lleva a ese ámbito colectivo del que hablábamos.
Trabajar en equipo es un reto para la concentración porque, obviamente, los tiempos de cada persona son diferentes. Y el concepto de trabajo en equipo engloba, entre otras muchas cosas, ser capaces de integrar y ofrecer respeto a todos los tiempos de todos los integrantes.
Y eso no es sencillo en absoluto. No era sencillo cuando casi el único medio de hablar con un compañero era ir a verle. Se hizo más complicado cuando podías llamarle por teléfono. Y el acabose llegó con el correo electrónico y las aplicaciones de mensajería instantánea, tipo Teams o WhatsApp.
Sobre todo, porque estas últimas son la quintaesencia de la inmediatez. Yo te escribo y espero que tú lo dejes todo y me respondas. Pero, ahora, sin moverme de mi asiento.
¿Sabes lo terrible que es para un adolescente que alguien te deje en leído sin responderte de forma rápida?
Incluso puedo estar en una reunión y, mientras, intercambiar mensajes con otros compañeros. O estar hablando con un compañero y chateando con otro. Con ello, no atiendo a ninguno de los dos.
Esas faltas de atención, que todos tenemos, yo el primero, acabando dañando la relación de trabajo en equipo. Porque:
La solución pasa por establecer unas reglas de juego con las que:
Se trata de un tema cultural de las organizaciones, en que todos deben aceptar esas reglas y ponerlas en práctica.
Lo primero, hay que consensuar, escribir y comunicar esas reglas. Lo segundo, ser ejemplares poniéndolas en marcha.
Pero esto, que parece complicado, se puede utilizar a nuestro favor. En efecto, una de las más poderosas ayudas que podemos tener para implantar un hábito es establecer un compromiso con los demás. Así, dejamos que la presión social nos sirva de motivador para seguir adelante con el hábito.
Por ello, si conseguimos que todo el grupo se comprometa de verdad a cumplir esas nuevas normas, a respetarse unos a otros, es mucho más fácil para todos construir la nueva cultura. Y, por ello, favorecernos entre todos la concentración y la efectividad personal, a la vez que ofrecemos una atención de calidad unos a otros.
Seguro que, además de estas opciones, tú encontrarás en tu vida otros distractores. Si quieres, sería estupendo que los compartieras en los comentarios del post. Recuerda siempre que debes identificarlos y evaluarlos a la luz de lo comentado, sea cual sea el origen de la distracción.
Muchas cosas, ¿verdad? Muchos aspectos sobre los que trabajar. Pero, como siempre:
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