¿Te gustaría saber dónde tienes la cabeza?

Índice

Toda una vida de exposición (un poco de contexto)
No es solo cuestión de guardar
Encontrarnos a nosotros mismos
PARA una buena organización
Ideas clave

Toda una vida de exposición (un poco de contexto)

Querido lector, futuro navegante:

Hay un hecho del momento actual que estamos viviendo que es singular a la historia de la Humanidad. Un hecho al que, además, nos enfrentamos todos en nuestro día a día.

Ninguno de nosotros se escapa. Al final, nos alcanza a todos, sea cual sea nuestro trabajo.

Me refiero a la información, y a la relación amor-odio que todos establecemos con ella. Tenemos a nuestra disposición, en cuestión de segundos, más información de la que ningún ser humano ha tenido nunca. Ya hemos hablado de ello.

No nos tenemos que desplazar a ninguna biblioteca ni a un aislado monasterio para acceder a ella, como ocurría en tiempos pasados. Basta un clic en cualquiera de los dispositivos con los que compartimos más tiempo que con nuestros seres queridos.

Sin embargo, esta característica del mundo actual, que podría sonar idílica a priori, nos produce varios quebraderos de cabeza:

Por una parte, la facilidad con que tenemos acceso a la información nos acaba ahogando. Ni en diez vidas podríamos procesar todo lo que nos llega.
Por otra, como nos advierte el Dr. Daniel Levitin, el tiempo que ahorramos en acceder a la información, en muchas ocasiones, lo tenemos que desperdiciar filtrándola y verificando su validez, puesto que internet tiene muy poco control sobre sus contenidos. Y el mayor problema es que este filtro no lo hace todo el mundo.
Los dos problemas anteriores nos llevan a perdernos, muchas veces, entre todo lo que tenemos a nuestro alcance. ¿Qué es útil? ¿Qué es válido? ¿Con qué me quedo?
Y, finalmente, si he conseguido superar los tres obstáculos anteriores, nos enfrentamos a nosotros mismos: necesitamos un sistema para almacenar toda esa información y poder acceder a ella de forma que nos sea útil.

Éste último punto es especialmente importante por dos cuestiones fundamentales:

En primer lugar, los conocimientos y las capacidades que necesitamos ir incorporando en nuestra carrera profesional, para evitar quedarnos desfasados, nos resultan cada vez más complejos y difíciles.
Dada la cantidad de información que manejamos, es completamente imposible que nuestra memoria sea capaz de retenerla de una forma que podamos aprovechar en el futuro.

Tenemos que ser conscientes de que nuestro cerebro no ha tenido tiempo de evolucionar a los enormes cambios en la difusión de la cultura producidos, especialmente, en los últimos 50 años. ¡Estamos hablando del 0,025 % del tiempo que el homo sapiens lleva sobre la faz de la tierra!

Esos cambios han producido un fuerte desequilibrio entre las capacidades que necesitamos alcanzar profesionalmente y lo que podemos asumir con nuestros recursos intrínsecos.

Surge, así, la necesidad de emplear recursos externos para reducir esa distancia, cada vez mayor, entre nuestra capacidad natural y la que tenemos que adquirir para seguir al día. Me refiero, lógicamente, a ese sistema de almacenamiento que mencionaba más arriba.

Pero no solamente se trata de una cuestión de memoria: multitud de investigaciones desvelan, como ha recogido Ann Murphy Paul en su libro The Extended Mind, que el empleo de elementos extensores de la mente es también una forma de mejorar la comprensión y, sobre todo, de reducir la carga cognitiva de nuestro cerebro.

No se acaban aquí nuestras inquietudes. Convencidos ya de que necesitamos ese sistema, nos surge una inevitable pregunta: ¿digital o en papel?

Ésta parece más fácil de resolver, por la facilidad de acceso, búsqueda, conexión, integración, sincronización, etc. que nos proporciona el mundo digital frente al de los románticos del papel.

En palabras de Tiago Forte, haciendo el conocimiento digital podemos cosechar los beneficios de la facilidad de búsqueda, las copias de seguridad, la sincronización entre dispositivos, la compartición con otros y más.

Y, al llegar aquí, volvemos a inundarnos. Existen decenas de herramientas y/o combinaciones de herramientas informáticas para construir ese sistema.

Más complejidad. Más indecisión.

No es solo cuestión de guardar

Si lo pensamos con cuidado, la mayor dificultad que nos plantea la necesidad de extender nuestras mentes se basa en que la información, por seguir con el mismo término genérico que he empleado antes, no es estática. Por el contrario, tiene un ciclo de vida a lo largo del cual sufre diversas transformaciones.

Por una parte, nos interesa partir de algunas definiciones interesantes. Como ya hicimos en el primer post sobre gestión de conocimiento, vamos a emplear, para ello, los trabajos de Davenport y Prusak, en los que distinguen entre:

Dato, como la mínima unidad semántica. Son elementos primarios que, sin contexto y de forma aislada, son bastante irrelevantes en nuestro trabajo.
Información, como conjunto de datos procesados y con significado. Este último viene dado por una relevancia para nuestro trabajo, un propósito para el cual generamos esa información y, sobre todo, un contexto al cual la aplicamos.
Conocimiento, que sería la capa superior en la que, a un conjunto de informaciones, le añadimos experiencia, tanto teórica como práctica, y valores para generar un marco que nos permita integrar nuevas experiencias e informaciones y, sobre todo, que esté orientado a la acción.

Obviamente, nosotros necesitamos generar conocimiento, que es lo que nos será realmente útil para aportar el máximo valor a nuestros trabajos o a nuestras empresas. Para ello, tenemos que:

Establecer sistemas para capturar los datos, informaciones y otros conocimientos que sean relevantes para nuestro trabajo, en lo profesional, o cualquier área de interés en nuestra vida, en lo personal.
Almacenar esos datos, informaciones y conocimientos a través de la estructura adecuada para facilitar el trabajo sobre ellos. Esta estructura va a constituirse el núcleo de todo nuestro sistema, porque nos va a dar orientación tanto para la parte anterior como posterior de este proceso (ver figura).

En nuestro caso, ese nuevo conocimiento estaría vinculado al desarrollo de nuestro superpoder para resolver problemas, como iremos viendo en próximos posts. Pero, obviamente, también es útil para cualquier otro proyecto en tu vida, como, en mi caso, escribir este blog.

Finalmente, disponer los medios (nos referimos, sobre todo, a las herramientas informáticas) y espacios que nos permitan actuar efectivamente y generar nuevo conocimiento a través de lo conservado, en lo que sería el resultado ideal de nuestro trabajo.

Si empleamos la metáfora del conocimiento como piezas de Lego de nuestra amiga Guía Carmona, tendríamos que:

Ser capaces de ver qué piezas de Lego, de entre la enorme cantidad de posibilidades que hay a nuestro alcance, nos interesan según la construcción que vayamos a hacer.
Guardar las piezas de Lego adecuadamente para que luego no nos volvamos locos buscando las más adecuadas para cada parte.
Disponer de los medios y lugares adecuados para ir extrayendo las piezas de Lego e ir generando las distintas partes de nuestra construcción, sin que se rompan o se pierdan y para que, al final, las podamos conectar entre sí y obtener nuestro producto final.

Como decía al principio, no nos podemos quedar con la parte estática, sino que tenemos que comprender la dinámica del conocimiento, enfocándonos siempre a la acción. Todo lo demás no deja de ser un bonito ejercicio mental, pero poco práctico para nuestras carreras profesionales.

En este sentido, veréis que he optado por un enfoque muy, muy práctico en cuanto a la gestión de nuestro conocimiento personal, enfocado a tener solo el conocimiento que necesitamos y emplearlo en el momento en que vayamos a desarrollar nuestro trabajo con las herramientas adecuadas a nuestras propias dinámicas.

Siento que quizá sea un enfoque poco académico, pero creo que es mucho más fiel con la filosofía del blog y su orientación.

¿Cómo lo ves tú?

Encontrarnos a nosotros mismos

A estas alturas de nuestro viaje, entonces, lo que vamos a intentar definir son los criterios adecuados para construir esa estructura de conocimiento, de modo que:

Nos permitan tener claro qué conservamos y qué no
Nos resulte sencillo saber dónde lo conservamos y cómo.
Nos facilite la elección de las herramientas adecuadas tanto para conservar como para procesar y actuar sobre el conocimiento almacenado.

Es decir, se trata de tener ideas claras que nos saquen de toda la complejidad que planteamos al principio, de una forma sistemática (como siempre) y repetible, esto es, aplicable a todas las situaciones. Pero, a la vez, adaptada a nuestra propia realidad, de forma que nos sea útil desde el minuto uno.

En posts posteriores ya nos iremos centrando en cada parte y trabajaremos con mucho más detalle todo el proceso del conocimiento y cómo gestionarlo, de principio a fin. Pero, como primer paso, con esto creo que habremos conseguido un gran avance y, sobre todo, podremos empezar a trabajar.

Me interesa, antes de cerrar este bloque, hacer una aclaración, que nos llega de la mano de uno de nuestros referentes, José Miguel Bolívar, para acotar un poco más nuestro objetivo hoy: la diferencia entre el concepto de organizar y el de ordenar.

José Miguel nos da en este post una definición de organizar que me parece perfecta a nuestras intenciones de hoy: establecer correspondencias biunívocas entre «qués» y «dóndes». Es decir, que sabiendo qué vamos a conservar, al organizarlo buscamos dónde conservarlo.

En cambio, nos dice que ordenar es aplicar secuencias o patrones, los cuales pueden ser muy diversos: alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geométricos, estéticos…

Por tanto, se trataría de un paso posterior a la organización dado que, como José Miguel resume con su habitual maestría, cuando organizo, decido «qué» poner «dónde». Cuando ordeno, decido «cómo» poner «qué».

La ordenación es un proceso en el que hay cierta controversia en la literatura actual sobre la gestión del conocimiento y que creo que nos dará por un post posterior. Por tanto, en nuestro objetivo de esta semana nos conformaremos, que ya es bastante, con tener claro cómo organizar nuestras piezas de conocimiento.

PARA una buena organización

Como nos dice José Miguel Bolívar en el post que hemos mencionado antes, hay que tener siempre en cuenta que el propósito de organizar es reducir la carga cognitiva sobre el cerebro a la hora de encontrar lo organizado.

Ya lo hemos mencionado: todo este trabajo que estamos a punto de llevar a cabo tiene por objeto poder gestionar todo el conocimiento que necesitamos en el mundo actual, para desempeñar nuestro trabajo al más alto nivel. Hemos hablado también las dificultades fundamentales a las que nos enfrentamos para ello.

A estas dificultades tenemos que buscar una respuesta que sea suficientemente flexible para dar soporte a los trabajos típicos de nuestros días y que, además, se pueda integrar con tus necesidades específicas. Esa flexibilidad y adaptabilidad son esenciales para reducir, verdaderamente, la carga cognitiva de nuestros cerebros.

Tenemos que ser conscientes de que si nuestro sistema no se adapta realmente a nuestra vida, si nos llena de rígidas normas, es muy probable que lejos de reducir esa carga la incremente. Nos produzca más inquietudes y nos genere más dificultades.

Una buena respuesta nos la proporciona Tiago Forte con su estructura PARA. Ya la mencionamos en un post anterior, pues la empleamos para organizar nuestros objetivos.

PARA es un acrónimo de los siguientes conceptos:

Proyectos. Representan conjuntos de actividades que tienen un horizonte temporal limitado, consumen unos recursos y están enfocados a conseguir ciertos resultados. Nada raro.
Áreas. Este concepto es algo más complicado y es fácil enredarse en él. Lo explicamos con detalle más abajo.
Recursos. Se refiere a ámbitos que nos interesan, como el emprendimiento, la psicología, los viajes, el marketing, etc. También incluye activos, como fotos, referencias, tipografías, recortes, etc. Se trata, a mi forma de ver, de algo parecido al material de apoyo y de referencia del que habla David Allen en su método GTD.
Archivos. Se refiere a todo el material que podamos haber generado en cualquiera de los otros tres bloques y que ha perdido ya interés o actualidad: proyectos cerrados, temas que hayan dejado de interesarnos, ámbitos en los que ya no tengamos responsabilidad, etc.

Todo el planteamiento del sistema está relacionado con la accionabilidad, es decir, con la aplicación directa que tengan las piezas en nuestro trabajo del día a día. Lógicamente, son los proyectos los que nos van a generar la mayor parte de nuestras tareas más inmediata, mientras que los archivos, al ser material de temas pasados, no deberían generar ninguna.

Ha habido interpretaciones, igualmente, que plantean que cada uno de estos cuatro conceptos responde a un estado de las piezas de conocimiento. Personalmente, no lo veo tan claro, porque puede haber piezas de conocimiento que pasen por ciertos procesos sin moverse de un cierto nivel. Esto es, cambien de estado sin cambiar de nivel.

Dejando de lado esta disquisición, sobre la que profundizaremos más adelante, nos habíamos dejado explicar bien qué son las áreas, que es uno de los puntos de mayor discusión y que ya adelantamos en un post anterior. Desde mi perspectiva, podemos llamar área:

A cualquier rol que desempeñes (o quieras desempeñar) en la vida: padre/madre, hermano/a, esposo/a, consultor, programador, bloguero, emprendedor, etc. Verás que incluyo tanto personales como profesionales.
Estándares que quieras desarrollar en algún ámbito de tu vida. Por ejemplo, puedes ser el responsable del departamento comercial de tu empresa. Querrás desarrollar un estándar de trabajo para ese departamento.

O puede ser que quieras construir un buen sistema de hábitos personales. O un sistema de gestión personal del conocimiento (PKM). O un sistema de productividad personal (ya me vais viendo venir).
Otros aspectos que te requieran atención de forma permanente y continuada. Serían algo así como proyectos que no terminan nunca: tus finanzas personales, tus mascotas, realizar deporte, tu alimentación, etc.

Como verás, en todos los aspectos he puesto ejemplos tanto de temas asociados con tu vida personal como de temas vinculados a tu vida profesional. Si quieres tener equilibrio, es importante que contemples todo ello en todos tus sistemas porque, de lo contrario, inevitablemente te inclinarás por aquello que más en consideración tengas.

¿Tienes claro a qué me refiero? ¿Le ves sentido en tu propia vida, con tus propios esquemas?

Antes de ponerte a organizar nada, es decir, a mover documentos, notas, etc. de sitio, lo primero y fundamental es hacer una lista de tus proyectos, de tus áreas y de tus recursos. De los proyectos, nada que decir, pero de las áreas y de los recursos te recomiendo:

Que no intentes abarcar todo. Dedícale media horita, dale una pensada y prepara una primera lista. Ya evolucionará como todo tu sistema. Es mejor una lista incompleta y en marcha que una lista que nunca se termina. No te estanques queriendo buscar la perfección (que no existe).
Que te vayas a ámbitos generales. No intentes ir a muy bajo nivel. Es decir, es mucho mejor establecer como área, por ejemplo, hacer deporte que correr, gimnasio, baloncesto, etc. Es mejor establecer como recurso el marketing que marketing digital, inbound marketing, copywriting, etc. Ya ordenaremos más adelante.
Con ello, evita tener montones de áreas y recursos. Yo no diría que haya un límite razonable más allá de lo que no te llegue a abrumar. A sentimiento.
Que no partas de lo que tienes ahora. Date la oportunidad de repensar todo tu sistema, no de intentar llamar a lo mismo con otro nombre. Puede parecer abrumador, pero es algo que se puede trocear muy fácilmente. El propio Tiago recomienda que eches todo lo que tienes al archivo y empieces de cero. Pues algo así.

De los archivos no digo nada porque son un cajón desastre de todo lo anterior y van a estar condicionados totalmente por la estructura del resto de niveles.

Después, una práctica que te recomiendo es intentar establecer conexiones:

Entre los proyectos y tus objetivos. Si estás trabajando en proyectos que no aportan a tus objetivos, busca alternativas que sí los apoyen e intenta cerrarlos cuanto antes. Es un desperdicio de energía seguir con ellos.
Entre los proyectos y las áreas. Parece lógico que tus proyectos se desarrollen en alguna de tus áreas. Si no, ¿con qué habilidades los desarrollas? ¿A qué parte de tu vida corresponden?
Entre las áreas y los recursos. En mi forma de entender los recursos como material de apoyo o de referencia, lo lógico es que yo recoja esos materiales para apoyar a mis áreas que, a su vez, se despliegan en ciertos proyectos, ¿no te parece?

Estas conexiones han sonado raro a algunos amigos del mundillo al comentarlas con ellos, pero creo que es muy importante para dotar de una coherencia al sistema que nos facilite que sea algo natural y que, por tanto, reduzca, de verdad, nuestra carga cognitiva.

Si no hay conexión entre las cosas, vienen las dudas y vienen las inquietudes, incrementando la carga en vez de reducirla.

A partir de este punto, llega el momento que todos estábamos esperando: ¡a organizar! Recomendaciones:

Para que no te dé un ictus solo de pensarlo, trocea la tarea. Organiza un área hoy, mañana un recurso, etc. No es necesario que te lo quieras merendar todo de una sentada.
Busca la ocasión en que puedas dedicarle un buen rato. ¿Vacaciones? ¿Fines de semana? ¿Ese puente que va a estar lloviendo todo el día? Verás que, al empezar, te van a surgir mil ideas que te conducirán a otras y a otras y a otras… conviene disponer de tiempo para no quedarte a medias con un tema.
Aplica la misma estructura a todos tus repositorios: correo, documentos físicos (aunque vete pensando cómo deshacerte de ellos), archivos digitales, notas, etc. Sé coherente para emplear una única forma de organizar y, por tanto, de encontrar las cosas, que es lo importante.
Céntrate en la tarea. Intenta reservar un rato sin distracciones. Así podrás llegar a conclusiones sin dejar pensamientos a medias, que luego son más difíciles de retomar.
Sé constante. No lo dejes a medias. Planifica cuándo vas a empezar y cuándo crees que vas a terminar. Empieza con un horizonte temporal que sepas que te lleva al final del trabajo.
No te pongas a organizar hasta que no tengas clara, al menos, una primera lista de proyectos, áreas y recursos. Si no, nunca terminarás de reorganizar si, por ejemplo, no tienes claros tus recursos.
Empieza utilizando los sistemas digitales o físicos que tienes actualmente. Estamos, como en todo nuestro recorrido, ante un primer paso. Ya vendrá después la selección de herramientas. Pero, como hemos dicho, la estructura es lo principal y las herramientas un medio, nunca un fin.
Todo lo que tengas muerto desde hace más de un año, es decir, que ni lo hayas tocado en ese tiempo, échalo sin piedad a tus Archivos. Piensa que no lo vas a perder: simplemente, lo quitas de en medio para que no estorbe. Es como aplicar unas 5S a tu PKM.
Todas las dudas intenta resolverlas a la luz de tus propios objetivos, por un lado, y de los conceptos que hemos comentado, por otro. Si te persisten dudas, déjame un comentario a este post e intentaré, encantado, ayudarte.
No te disperses empezando a ordenar antes de terminar de organizar. Por ejemplo, resiste la tentación de etiquetar todo. Espera a tener una primera estructura y, a partir de ahí, seguiremos hablando de siguientes pasos.

Una cuestión importante. En principio, todas las piezas que tengas actualmente deberían encajar en alguno de los bloques que hayas definido. Si no lo hacen, en mi opinión puede ser por dos motivos:

Que se te haya pasado incluir en tu lista un área o un recurso. No pasa nada, lo añades y listo.
Que esa pieza la hayas conservado por el placer (o vicio modelo FOMO) de conocer, que también existe y que creo que a todos nos ha pasado. Es esto de uy, qué interesante artículo sobre el estornino rojo del Aconcagua en su migración hacia el Alto Volta, cuando ni te interesa la ornitología ni sabes dónde estaba el Alto Volta.

En este último caso, mi recomendación es que, si te apetece, por los motivos que sean, leer sobre el estornino rojo del Aconcagua, adelante, pero no te agobies porque te falte el tiempo para otras cosas. Creo firmemente que debemos tener tanto control sobre nuestro tiempo de trabajo como sobre nuestro tiempo de ocio.

Pero eso es objeto de otro post. Regresemos al tema.

Esta última cuestión está totalmente vinculada con otra, fundamental, que tenemos que resolver y que, quizá, hayas pensado que se me ha pasado: el criterio a seguir sobre qué tenemos que conservar, qué debemos incorporar a nuestra estructura. Lo que Tiago, como veremos más adelante, llama capturar.

Mi recomendación, en la línea del ejemplo ornitológico anterior, es que no debes capturar nada que no tenga hueco en tu PARA. Si lo haces, de nuevo, piensa que te estás saliendo de lo que supuestamente te interesa, de los roles que desempeñas en tu vida o de los proyectos que sirven a tus objetivos.

Es tu decisión, como todo en la vida para nuestra mentalidad abundante, pero intenta considerarlo como un pequeño regalo de tiempo no directamente productivo que te haces en tu vida. Veremos lo importante que es incorporar espacios regeneradores. Tómalo así. Pero, insisto, no te agobies pensando que estás perdiendo tu tiempo productivo.

Si esa es tu sensación, es mejor que te ciñas a tu PARA y punto. Hablaremos de ello, sin duda, por lo importante que es para tu tranquilidad mental.

Por último, me gustaría reflexionar sobre otro asunto que voy a dejar simplemente esbozado, porque hablaremos de él más adelante, que cerraría el objetivo que nos habíamos planteado hoy: dar respuesta al cuándo.

En esto estoy de acuerdo a medias con Tiago y la conexión que él ha realizado con el just in time de los sistemas de fabricación. Te explico:

Tiago propone que captures a demanda. Necesitas completar alguna tarea, quieres avanzar con alguna competencia, quieres preparar un proyecto. Entonces, recopila información asociada. De acuerdo, éste puede ser uno de los disparadores que nos lleven a acumular piezas de conocimiento.
Sin embargo, haciéndome eco del socio de Tiago Forte, David Perell, creo que la creatividad vive de disponer de muchas piezas de conocimiento previamente acumuladas. David recomienda que escribamos (sustituir por diseñar, programar, construir, etc.) una vez que tengamos tanta información que no podamos no escribir.

No puedes esperar al momento de generar algo nuevo con las manos vacías.

Por eso, soy partidario de, siempre que encajen en tu PARA, capturar todo aquello que caiga en tus manos y que pase unos ciertos filtros de calidad, como veremos.

De niño llenaba cajas y cajas de piezas de Lego. De mayor, hago lo mismo con el conocimiento que me interesa, porque sé que me va a servir para generar nuevo conocimiento.

Ideas clave

Nos encontramos en el momento de la historia en que el ser humano tiene acceso a más información, de forma más sencilla y más rápida.

La cantidad de información y la complejidad de las capacidades que, cada vez más, se nos exigen supera la capacidad intrínseca del ser humano, que debe acudir a medio extensores de su mente.

La mayor complejidad a la que nos enfrentamos para extender nuestras mentes se debe al carácter dinámico de la información.

Necesitamos definir un sistema para capturar, almacenar y, sobre todo, actuar efectivamente sobre toda la información que obtengamos, a fin de generar nuevo conocimiento, como resultado ideal de nuestro trabajo.

Todo nuestro sistema debe estar orientado a la acción, como forma de apoyar nuestra carrera profesional.

Para empezar, nos centramos en cómo organizar, es decir, en decidir qué ponemos dónde.

Nuestro sistema debe ser flexible para apoyar todos nuestros trabajos y adaptable a nuestras necesidades concretas.

Un buen sistema es el propuesto por Tiago Forte: el sistema PARA.

Este sistema organiza el conocimiento en torno a tus proyectos, áreas de interés y los recursos que los soportan. Lo completa con un sistema de archivo que permita ir almacenando las piezas que hayan perdido actualidad de todo el sistema.

Todo el sistema está enfocado a la relevancia del conocimiento para nuestro día a día, en sentido descendente en cada nivel.

Debemos entender bien a qué nos referimos, sobre todo, con las áreas.

Para empezar, haremos un listado de proyectos, áreas y recursos, de forma general, sin obsesionarnos con abarcarlo todo y dándonos la oportunidad de empezar de cero.

Es importante poder establecer conexiones entre los tres primeros niveles de tu PARA y entre tus proyectos y objetivos personales, para dar coherencia a todo el sistema.

Es importante, como siempre, ir poco a poco y dedicar tiempo de calidad a la tarea. Aprovecha para ir generando ideas. Resiste la tentación de empezar a ordenar antes de terminar de organizar.

No captures nada que no esté en tu PARA, salvo que sea un decisión consciente para llenar tiempo libre. Evita agobiarte, en cualquier caso, capturando cosas fuera de tus ámbitos de interés.

Captura lo que necesites para poder generar nuevo conocimiento. Ten material suficiente preparado para que te lleve a producir nuevas ideas.