A la velocidad de la luz (un poco de contexto)
Querido lector, futuro navegante:
Recuerdo todavía la época del papel. Cuando había valijas y muchos escritos tomaban el tiempo que los carteros o mensajeros necesitaran para llevarlos a sus destinatarios. Y las respuestas, más de lo mismo.
Recuerdo cuando era necesario firmar los documentos en papel y ello requería una reunión revestida de cierta solemnidad.
Recuerdo cuando una consulta y una respuesta tomaban su tiempo. No era necesario correr para responder, porque sabías que todavía requeriría más tiempo aún trasladar esa respuesta. Por tanto, podíamos pensar bien en lo que ibas a escribir, consultando, preguntando y madurando antes.
El correo electrónico, con todas las inmensas ventajas que ha supuesto para el mundo de la empresa, se ha llevado por delante esos tiempos de maduración. Ahora se espera que la respuesta a un correo electrónico no demore más que unas horas, como mucho.
Y qué decir de la mensajería instantánea: como su propio nombre indica, demanda respuestas en cuestión de minutos, en el mejor de los casos. Para los jóvenes de ahora no hay mayor ofensa que dejarte en leído: ver tu mensaje sin responder de forma rápida.
Pero, además, esa rapidez ha hecho que se hayan multiplicado el número de mensajes. Hemos sustituido las conversaciones orales, esos pequeños intercambios que sucedían para resolver una duda, por mensajes. Sea instantáneos o de correo electrónico.
Ni siquiera en eso usamos bien, en este caso, las herramientas tecnológicas que tenemos.
De esta forma, lo que antes eran intercambios breves con el compañero de al lado, se ha convertido en intercambios con toda la empresa, no importa dónde esté cada persona.
Eso es muy bueno, porque ha simplificado enormemente las comunicaciones… pero es también muy malo, por dos motivos fundamentales:
Y todo, para antes de ayer. Porque si las comunicaciones son rápidas, no tiene sentido que tenga que esperar por una respuesta. Al menos, esa es la idea que se ha quedado grabada en nuestras mentes.
Respuestas inmediatas
Ya hemos hablado de la rapidez y la inmediatez que presiden nuestros días. Ya hemos comentado los efectos perniciosos que tiene sobre nuestra forma de actuar, en general, en la vida.
Pero los efectos son todavía peores sobre nuestra efectividad. Por un motivo muy claro: solemos confundir lo urgente con lo importante. Ya hablaremos más adelante sobre esto, porque da para un post por sí solo.
Pero la cuestión aquí es que, impepinablemente, que damos prioridad en nuestro tiempo a lo urgente es innegable, en un porcentaje elevadísimo de las veces. Porque, además, en la clasificación de lo que es urgente entran un montón de sesgos cognitivos en juego, como bien ha identificado Daniel Kahneman en sus estudios con Amos Teberski.
¿Y qué ocurre? Que los medios digitales de comunicación otorgan la condición de urgente a todo lo que aparece en nuestra bandeja de entrada. A todo lo que se marca en negrita en nuestra aplicación de mensajería instantánea.
Y, peor aún, a todo lo que aparece en los pop-ups del PC o en la pantalla de bloqueo del móvil.
De este modo, la tecnología asigna a los mensajes por sí misma una importancia independiente, realmente, de la que tenga para nosotros o para nuestro trabajo. La tecnología decide por nosotros. Y eso tiene dos consecuencias:
Y eso lleva a que no satisfacemos nuestras verdaderas prioridades. No damos respuesta a nuestras one thing. Por eso, no avanzamos hacia nuestros objetivos. Por eso, nos sentimos frustrados y dudamos de nuestro método.
Lleva a que hagamos una barbaridad de cosas a lo largo del día, a que tengamos la sensación de estar muy ocupados y, por tanto, que somos muy productivos y, en cambio, comprobamos que no hemos hecho nada. Quiero decir, nada de lo que realmente debíamos hacer.
¿Qué es eso que realmente debíamos hacer? ¿No es atender todo lo urgente para asegurarnos de que salga adelante?
Seguro que estas preguntas te habrán aflorado en la mente, ¿verdad? Si no ahora, sí en varias ocasiones en tu vida profesional. Es difícil abstraerse de ellas.
Pero aquí hay algunas otras preguntas muy pertinentes que debes hacerte:
Organizarse no solo consiste en tachar cosas de una lista, nos advierte Ryder Carroll, también se trata de ser consciente de lo que de verdad importa.
Valorando la verdadera importancia
Qué complicado es, muchas veces, decidir qué es lo que de verdad importa. Están nuestros objetivos, están los de la organización en la que trabajamos, los del cliente al que servimos.
Están las intenciones de nuestro jefe, nuestro deseo de quedar bien con él y no tener problemas para continuar en nuestro puesto.
Están nuestras ganas de encajar en nuestra tribu, de llevarnos bien con nuestros compañeros de trabajo, de no desentonar con la cultura de nuestra empresa.
Todas esas presiones pueden, muy fácilmente, hacernos perder el norte a la hora de establecer qué tareas son relevantes y, por tanto, prioritarias en cada momento.
La clave la define muy bien David Allen: estar organizado significa sencillamente que el lugar que algo ocupa corresponde con el significado que eso tiene para ti.
Por tanto, para gestionar el problema que nos generan las entradas de información que nos proporciona la tecnología a la hora de establecer una adecuada secuencia de trabajo, básicamente, necesitamos un sistema de clasificación (o clarificación, que diría el propio Allen) adecuado.
Un sistema que:
Es decir, un sistema completo, que abarque el total de nuestro trabajo. De nuevo, mis amigos los sistemas.
Las barreras de entrada
Tras leer mucho y probar mucho (cosa que te recomiendo que hagas con las ideas que te parezcan útiles de este post), hay varias cosas que creo que debe proporcionar un buen sistema de clasificación:
Para definir cómo responder a cada una de estas partes, he intentado aplicar la teoría de los hábitos de la que ya hemos hablado, porque quiero insistir en el último punto anterior: si no convertimos todo esto en un hábito, servirá de bastante poco.
Es el gran problema de muchas personas: que se saben la teoría pero, en el día a día, luego se sienten incapaces de aplicarla. Es decir, son incapaces de romper los viejos hábitos que les hacen inefectivos e introducir los hábitos adecuados.
Empezando por nuestra barrera, he tenido en cuenta que nadie nos va a cambiar, al menos en la sociedad post-industrial en que vivimos, lo de urgente = importante. Por tanto, lo que tenemos aquí es que añadir fricción para intentar evitar que a nuestra mente acuda esa idea con cada entrada.
Para ello, como ya comentamos, se trata de eliminar los distractores externos de tus aplicaciones de mensajería. Sí, ya lo dije en su día y creo que sigo sin estar (demasiado) loco: quita todos los avisos y alertas de todas tus aplicaciones y en todos tus dispositivos.
La clave de todo está en que seas tú el que tengas el control. El que decidas cuándo mirar tus entradas y cuándo clasificarlas. El que seas proactivo en la gestión de esas entradas, no reactivo a una barbaridad de alertas y avisos.
Las revisiones se tienen que adaptar a tu dinámica de trabajo y no ésta al ritmo de entradas.
Se trata de impedir que, cuando estés redactando un informe, preparando un correo complejo o buscando soluciones a un problema te suenen ocho veces los pitiditos de las narices y sea completamente imposible concentrarse. Y, además, vayas a responderlos y retrases tu trabajo igual número de veces por cosas que, lo mismo, son intrascendentes.
Pero claro, como acaban de llegar, son urgentes. ¿Ves la trampa?
¿Cuándo revisas, entonces, el correo, el Teams, el WhatsApp o lo que sea? Pues con la frecuencia que requiera tu trabajo.
Si, p.e., trabajas en una empresa de soporte y tienes que responder al menos cada hora, revisa tus correos al menos una vez a la hora. Si te dedicas a desarrollar software, a lo mejor basta con que mires el correo un par de veces al día.
Con las aplicaciones de mensajería pasa algo parecido, aunque probablemente la cultura de tu organización de obligue a mirarla más frecuentemente, porque la gente lo que no habla de palabra lo habla por el Teams y, claro, resulta un poco raro hablar a un compañero y que éste te responda a las 6 horas.
Pero, de nuevo, búscate espacios de concentración de la mayor duración posible para poder avanzar. Y, pasados esos espacios, revisa rápidamente las aplicaciones de mensajes que tengas, cada una según se requiera.
Como apunta el propio David Allen, no hay interrupciones; solo hay entradas mal gestionadas.
Ahora viene el siguiente problema: ¿qué llamamos rápidamente? O, mejor dicho, ¿cómo se pueden gestionar correctamente esas entradas?
Os recomiendo emplear las siguientes medidas de procesado:
¿Cómo clasificamos las tareas que emergen de las entradas? Aquí recupero lo ya dicho en un post anterior en cuanto a los criterios que podemos emplear. La clave, conforme a todo lo dicho hasta ahora, está en no emplear, de ningún modo, un criterio de orden de entrada como un criterio válido de priorización.
Y, sobre todo, y como ya comentamos, cada acción que tomemos debe ser reflexionada previamente. Es decir, no debe ser automática, sino producto de la comparación de tu plan de trabajo, basado en tus objetivos, con la situación actual de tu trabajo.
Es decir, no debes trabajar por defecto. Esa idea, de nuevo, pretende generar fricción con la posibilidad de que te dejes llevar por la idea de novedad = urgente = importante. Y, por tanto, que atiendas cosas que no debes atender en ese momento.
¿De qué manera podemos facilitarnos realizar las tareas en el orden correcto, una vez clasificadas? Aquí me remito a un futuro post, en el que hablaremos de cómo, empleando diferentes listas de tareas, podemos facilitar la organización de nuestro trabajo diario en el orden adecuado.
Porque, citando de nuevo a David Allen, el gran secreto de pensar y actuar productiva y creativamente de forma eficiente consiste en centrarse en las cosas adecuadas en el momento oportuno.
Para terminar, me gustaría proponerte una forma de clasificar tus bandejas de entrada que puedas convertir en un hábito, que se concreta en los siguientes pasos:
Te invito a probar. A verificar si para ti es viable quitar los avisos. Si es aceptable para tu trabajo o si, como probablemente temas, te va a generar problemas.
Prueba un día. Mira qué pasa. Prueba luego una semana y verifica cuidadosamente los resultados con compañeros, jefes, clientes, con los miembros de tu equipo.
Pero no dejes de intentar tomar el control de tu trabajo y de sus resultados.
Ideas clave
