No hay un solo problema
Querido lector, futuro navegante:
Retomamos hoy, en este segundo día de un nuevo año en el que te deseo lo mejor, nuestro camino, concluyendo la cuarta vuelta al mundo. Y lo hacemos, como siempre, con esa competencia de resolución de problemas en la que queremos avanzar de manera continuada, porque nos va a permitir marcar la diferencia en nuestro quehacer como profesionales.
Como ya hemos comentado antes, nos encantan los problemas complicados. Los sencillos no representan un reto y, por tanto, no nos hacen crecer.
Pero, ¿a qué llamamos un problema complejo? Parece que la definición más sencilla sería aquellos para los que no tenemos una solución inmediata, una de esas que hemos automatizado a lo largo de nuestra vida, o, al menos, para los que no es sensato aplicar una de esas soluciones.
Son problemas en los que hay muchos elementos implicados, tanto en cuanto a elementos físicos como personas. Incluso en ellos hay muchos sistemas que interactúan entre sí y que intervienen en el desarrollo del problema.
Son problemas influidos, además, por el tiempo, por las situaciones que se hayan producido no solo en el pasado inmediato, sino más lejano. Son problemas que pueden haber evolucionado con el tiempo (normalmente, a peor).
Son problemas difíciles de medir, en los que puede haber varias variables y para los que no está claro cuál es la más adecuada.
Eso hace que se puedan observar desde muchas perspectivas diferentes, desde contextos y formas de pensar distintas y, por tanto, se pueda tener concepciones diferentes de cuál es el problema en realidad, qué es lo que tenemos que cambiar para solucionarlo y cómo tenemos que medir esa solución.
Perdiendo el rumbo del problema
En este mundo de la inmediatez es muy fácil caer en la tentación de buscar una solución inmediata, lo más rápida posible a cualquier problema, por mucho que parezca claro que ese problema es complejo y requiere otro tipo de respuesta.
Y eso que hace que, al centrarnos en la solución inmediata, no lleguemos a comprenderlo, lo cual condena al fracaso cualquier intento de solución, por los siguientes motivos:
La falta de comprensión de un problema nos desvía, desde la salida, del camino adecuado para resolverlo.
Eso hace que haya tantos problemas complejos sin resolver. Que nos dé tanto miedo enfrentarlos: las veces que hemos empezado mal a enfrentar el problema y, por ello, hemos acabado más lejos de la resolución que al principio.
Comprender y alcanzar una buena definición de un problema, en definitiva, puede marcar la diferencia entre poder resolverlo o no.
Teniéndolo más claro
Quizá te vengan a la mente un montón de situaciones en que creas que hay muchas definiciones de un mismo problema. Muchas formas de verlo, afectadas por ese factor humano del que ya hemos hablado.
Sin duda, las hay. Por eso, el objetivo no es tanto alcanzar la definición del problema, sino una definición única que satisfaga los siguientes requisitos:
Se trata, por tanto, de encontrar una definición del problema consensuada, basada en el conocimiento del problema más profundo posible y que demuestre su plena comprensión. Una definición que debe ser simple, ojo, dado que, en palabras de Albert Einstein, si no puedes explicarlo de forma simple, no lo comprendes suficientemente bien.
Es importante, asimismo, tener la preocupación de alejarnos suficientemente de definiciones previas del problema, que no hayan tenido resultados positivos. Si seguimos por los caminos que hayan fallado previamente, es fácil que las personas implicadas sientan que volveremos a cometer los mismos errores.
Cuando la gente empieza hablándote acerca del desafío (problema) que tiene entre manos, dice Michael Bungay, lo que es esencial de recordar es que lo que te están presentando es rara vez el problema real.
Recuerda que lo más fácil para la gente es presentarte la situación de la misma manera que hayan visto o planteado con anterioridad. Piensa, igualmente, que si el problema sigue así es porque esa forma de abordarlo no ha dado resultado.
Por tanto, el objetivo es encontrar una forma idónea de plantearlo, que cumpla los criterios anteriores y que sea diferente a las anteriores.
Hay que romper con lo hecho hasta ahora.
Hay que generar una nueva esperanza de resolución.
Centrarse en los hechos
Una definición correcta de un problema se aborda a través de dos etapas claras.
En la primera, vamos a tratar de conocer y entender profundamente el problema. Para ello, debemos:
La segunda fase es tan importante como la primera. Cuando ya tenemos despiezado el problema, cuando ya lo hemos definido en función de variables clave medibles para las que conocemos el valor actual, debemos presentar una definición del problema a todos los implicados.
Debemos describir, a través de una historia, según los resultados de nuestra investigación, en qué consiste el problema, reconociendo a todos los implicados en él. Debemos aclarar dónde se produce, en qué momentos y con qué frecuencia, cuándo surgió y cuándo se reproduce. Todo llevado a los aspectos más elementales y, por tanto, más claros.
Las historias, no lo olvidemos, enganchan.
Debemos alcanzar, como ya comentamos, el consenso en cuanto a la forma de medirlo, fundamentalmente, tanto en cuanto a las variables clave a utilizar y sus valores actuales como en los valores objetivo que demostrarán que el problema está resuelto.
Este punto, que puede parecer trivial, genera mucha más controversia de lo que cabría esperar, porque muchos valores actuales van a poner al descubierto el desempeño de algunas personas y muchos valores objetivo van a suponer una modificación del equilibrio entre los intereses de unas y otras partes.
Además, la definición va a poner a prueba tus conocimientos sobre esos principios fundamentales de funcionamiento de las distintas partes del problema, dado que muchas veces los vas a presentar ante gente con experiencia y que ya ha trabajado en posibles soluciones del problema.
Por tanto, dedica a la primera fase tanto tiempo como sea necesario. Como decía el propio Einstein, la formulación de un problema es más importante que solución.
Si no eres capaz de presentar una definición sólida del problema, tu capacidad para resolverlo se verá seriamente cuestionada.
Otro acuerdo que es fundamental alcanzar es la importancia y la prioridad, acorde con la definición, que se asignan al problema. Ésta última decisión es la que va a condicionar los recursos que se pongan en juego para la resolución del problema y el momento en que se apliquen.
Una vez alcanzado el acuerdo, es esencial documentar los resultados del proceso de definición y que todos los implicados confirmen los acuerdos a los que se haya llegado verbalmente.
Aquí puedes topar con el yo entendí que tú dijiste que me pareció… Por escrito, se despejan todas las dudas, con lo que una aceptación explícita de un escrito es la mejor prueba de conformidad y es el mejor ancla que puedes utilizar para evitar futuros cambios de opinión.
Que los hay. Te lo aseguro.
No te la juegues queriendo hacer una definición rápida y presuponiendo el acuerdo de la gente con ella. Estoy cansado de presentar propuestas en foros para las que no se obtiene un rechazo expreso pero, a posteriori, resulta que nadie estaba de acuerdo con lo planteado. Recuerda: callar no es afirmar.
Dedica el tiempo suficiente a comprender bien el problema y asegura el consenso en torno a él.
Ideas clave
Buenos días,
Gran articulo señor Conde.
En mi caso, me gusta compartir el problema con gente que sé que puede aportar otro punto de vista, eso me ayuda a conseguir la solución.
Ciao.
Muchas gracias, David.
Desde luego, en la resolución de problemas el trabajo en equipo es esencial y las aportaciones de otros pueden ser claves, especialmente de gente que, viendo el problema «desde fuera» te ayuden a buscar nuevas perspectivas. Muchas veces, si estamos metidos en el día a día del problema, nos es difícil encontrar nuevos enfoques, con lo que es muy acertado tu enfoque.